Zusammenfassung

Ein Anschreiben an eine langzeiterkrankte Mitarbeiterin zur Kontaktaufnahme mit dem Betriebsarzt sollte klar, einfühlsam und transparent formuliert sein. Ziel ist es, eine arbeitsmedizinische Untersuchung zu initiieren, um eine fachliche Einschätzung der Leistungsfähigkeit und der Einsatzmöglichkeiten unter Berücksichtigung der aktuellen gesundheitlichen Situation einzuholen. Dabei ist es wichtig, den Ton respektvoll zu halten, die Mitarbeiterin nicht unter Druck zu setzen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Das Schreiben dient sowohl dem Schutz der Mitarbeiterin als auch dem Erhalt betrieblicher Abläufe. Im Text sollte auf Vertraulichkeit und Unterstützung hingewiesen werden, ebenso auf die Rolle des Betriebsarztes als neutralen Experten.

Im konkreten Fall in Hamburg ist es hilfreich, lokale Regelungen und betriebliche Besonderheiten zu berücksichtigen. Das Anschreiben muss sachlich bleiben, aber auch Wärme und Verständnis vermitteln – Corona-Pandemie und andere gesundheitliche Herausforderungen machen den Umgang mit Langzeiterkrankungen besonders sensibel. So gelingt es, Vertrauen aufzubauen und gemeinsam Perspektiven für die Rückkehr oder alternative Einsatzmöglichkeiten zu finden.

Warum ein wohlformuliertes Anschreiben bei Langzeiterkrankung so wichtig ist

Eine langzeiterkrankte Mitarbeiterin erwartet mehr als trockene Verwaltungsfloskeln. Sie braucht das Gefühl, dass ihre Situation ernst genommen wird – und gleichzeitig den klaren Hinweis, dass eine arbeitsmedizinische Untersuchung ansteht. Diese Untersuchung bietet eine sachliche Grundlage für alle weiteren Entscheidungen über den möglichen Wiedereinstieg oder alternative Tätigkeiten.

Der Betriebsarzt als neutrale Instanz bewertet die gesundheitlichen Einschränkungen fachlich und objektiv. Das hilft nicht nur dem Unternehmen, sondern schützt auch die Mitarbeiterin vor Überforderung oder falschen Erwartungen. Ein gutes Anschreiben schafft daher Transparenz und bereitet auf das Gespräch mit dem Betriebsarzt vor – ohne Druck zu erzeugen.

Grundlagen für das Anschreiben: Was gehört unbedingt rein?

Beim Verfassen eines Anschreibens sollten Sie folgende Punkte klar aufnehmen:

• Anrede und persönliche Ansprache: Sprechen Sie die Mitarbeiterin höflich und respektvoll direkt an.
• Bezug zur aktuellen Situation: Erwähnen Sie die bisherige Krankheitsdauer ohne Details zu nennen, um Diskretion zu wahren.
• Zweck der Kontaktaufnahme: Betonen Sie, dass es um eine arbeitsmedizinische Untersuchung geht, um die weitere Einsatzfähigkeit gut einschätzen zu können.
• Rolle des Betriebsarztes: Erklären Sie kurz, dass der Arzt als Fachperson eine unabhängige Bewertung vornimmt.
• Vertraulichkeit und Unterstützung: Versichern Sie, dass alle medizinischen Informationen vertraulich behandelt werden und das Unternehmen an einer guten Lösung interessiert ist.
• Nächste Schritte: Informieren Sie über mögliche Termine oder weiterführende Kommunikation.

Diese Struktur sorgt für Klarheit und vermeidet Missverständnisse.

Beispiel: Anschreiben an eine langzeiterkrankte Mitarbeiterin

Hier ein Mustertext als Inspiration für Ihr eigenes Schreiben:

 Sehr geehrte Frau [Name],  wir hoffen, es geht Ihnen soweit gut und möchten Ihnen zunächst unsere besten Genesungswünsche übermitteln.  Um die weitere Planung bezüglich Ihrer Rückkehr ins Arbeitsleben bestmöglich unterstützen zu können, möchten wir gemeinsam mit unserem Betriebsarzt eine arbeitsmedizinische Untersuchung durchführen lassen. Ziel ist es, Ihre derzeitige gesundheitliche Situation fachlich einzuschätzen und herauszufinden, welche Einsatzmöglichkeiten für Sie in Betracht kommen.  Der Betriebsarzt wird diese Untersuchung vertraulich behandeln und Ihnen bei Fragen gerne zur Seite stehen. Natürlich erfolgt der gesamte Prozess mit größter Rücksichtnahme auf Ihre Gesundheit.  Wir bitten Sie daher, sich zeitnah mit unserem Betriebsarzt in Verbindung zu setzen oder uns mitzuteilen, wann wir den Kontakt herstellen dürfen.  Bei Fragen stehen wir jederzeit zur Verfügung und bedanken uns für Ihre Zusammenarbeit.  Mit freundlichen Grüßen  [Name/Unterschrift] [Position] [Kontaktinformationen] 

Dieses Beispiel verbindet Höflichkeit mit klarer Information – genau die Balance, die in solchen Situationen entscheidend ist.

Rechtliche Rahmenbedingungen beachten

In Deutschland schützt das Arbeitsrecht Langzeiterkrankte besonders. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) garantiert den vertraulichen Umgang mit Gesundheitsdaten. Zudem darf eine arbeitsmedizinische Untersuchung nur mit Einwilligung der betroffenen Person erfolgen (oder wenn gesetzlich vorgeschrieben).

Der Betriebsarzt unterliegt einer strengen Schweigepflicht. Die Arbeitgeberseite erhält lediglich eine allgemeine Empfehlung zur Einsatzfähigkeit – keine medizinischen Details. Damit wird die Privatsphäre effektiv geschützt.

In Hamburg sind zudem betriebliche Vereinbarungen oder Tarifverträge wichtig. Sie regeln oft das Vorgehen bei Langzeiterkrankungen zusätzlich konkret.

Tipps für ein gelungenes Anschreiben

• Persönlichkeit zeigen: Formulieren Sie so, dass Menschlichkeit spürbar wird – kein kalter Bürokratenstil.
• Keine Fachbegriffe ohne Erklärung: Viele kennen den Unterschied zwischen Krankenstand und Arbeitsunfähigkeit nicht genau.
• Kurz und knapp bleiben: Lange Texte schrecken ab. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Möglichkeit zur Rückmeldung geben: Eine Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift schafft Vertrauen.
• Ansprechpersonen benennen: Neben dem Betriebsarzt kann auch jemand aus der Personalabteilung genannt werden.

Diese kleinen Details machen viel aus – gerade wenn man weiß, wie verunsichert Betroffene sein können.

Lokale Besonderheiten in Hamburg: Was gilt hier?

Hamburg legt großen Wert auf betriebliche Mitbestimmung durch Personalvertretungen (§§ des Hamburger Personalvertretungsgesetzes). Gerade bei medizinischen Untersuchungen müssen Beschäftigte transparent informiert werden.

Zudem gibt es hier viele Branchen mit besonderen Anforderungen (z.B. Hafenwirtschaft, Gesundheitswesen), was unterschiedliche Belastungen bedeutet. Betriebe sollten darauf Rücksicht nehmen und gegebenenfalls individuelle Lösungen finden.

Aktuelle Statistiken zeigen: In Hamburg liegt die durchschnittliche Dauer von Langzeiterkrankungen bei ca. 90 Tagen pro Fall (Quelle: Statistisches Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein). Das verdeutlicht die Relevanz einer sorgfältigen Betreuung und richtigen Kommunikation in diesem Kontext.

Was macht die arbeitsmedizinische Untersuchung aus?

• Ziel: Klare Einschätzung der gesundheitlichen Leistungsfähigkeit im Kontext der konkreten Arbeitsaufgaben.
• Betriebsarzt: Facharzt mit Kenntnissen zu arbeitsbedingten Gesundheitsfragen – unabhängig und neutral.
• Ablauf: Anamnese-Gespräch, ggf. körperliche Untersuchungen & Bewertung möglicher Belastungen am Arbeitsplatz.
• Ergebnis: Schriftlicher Bericht mit Empfehlungen zum Arbeitsschutz und möglichen Anpassungen am Arbeitsplatz.
• Mitarbeiterorientierung: Die Untersuchung dient nicht zur Kontrolle, sondern zum Schutz der Gesundheit.

Ganz wichtig: Die Beurteilung berücksichtigt immer den individuellen Gesundheitszustand – Standardlösungen gibt es nicht.

Was bedeutet das für die langzeiterkrankte Mitarbeiterin?

Lange Krankheitszeiten bringen viele Unsicherheiten mit sich – „Kann ich wieder voll arbeiten?“, „Wie sieht meine Zukunft im Betrieb aus?“ sind häufige Gedanken. Eine arbeitsmedizinische Untersuchung gibt hier Klarheit und Orientierung.

Es geht darum herauszufinden, welche Tätigkeiten trotz gesundheitlicher Einschränkungen möglich sind oder ob stufenweise Wiedereingliederung sinnvoll ist. Dabei steht die Gesundheit an oberster Stelle – niemand soll überfordert werden.

Daher verstehen viele Betroffene das Schreiben besser, wenn sie den Sinn dahinter sehen: Es geht um Unterstützung – nicht um Kontrolle oder Druck.

Checkliste für Arbeitgeber beim Verfassen eines solchen Anschreibens

1. Anrede persönlich gestalten (Name verwenden)
2. Kurz auf bisherigen Verlauf eingehen – ohne Details zur Krankheit
3. Ziel der Kontaktaufnahme deutlich machen (arbeitsmedizinische Untersuchung)
4. Betriebsarzt vorstellen als neutralen Fachmann/frau
5. Vertraulichkeit garantieren
6. Möglichkeit zur Terminvereinbarung anbieten
7. Ansprechpartner nennen (Personalabteilung oder direkte Führungskraft)
8. Ton freundlich und unterstützend halten
9. Kurz schriftliche Bestätigung der Einwilligung anbieten (sofern nötig)
10. Erläutern, dass Empfehlungen verbindlich sind aber individuell abgestimmt werden

So gelingt ein Anschreiben, das auf Augenhöhe informiert und zugleich motiviert zur Zusammenarbeit.

Schlussgedanken – Wie gelingt eine gute Zusammenarbeit?

Letztlich zeigt ein solches Anschreiben Respekt vor der Situation der Mitarbeiterin sowie Professionalität des Arbeitgebers. Es öffnet einen Dialog zwischen allen Beteiligten: Mitarbeiterin, Betriebsarzt und Personalabteilung. Mit gegenseitigem Verständnis lassen sich Wege finden, wie trotz gesundheitlicher Herausforderungen eine möglichst gute Integration im Betrieb gelingt.

Hamburgs Arbeitsmarkt profitiert von solchen sensiblen Ansätzen – denn gerade hier zählen langfristige Beschäftigungsverhältnisse in vielen Branchen immens. Ein gut formuliertes Anschreiben ist oft der erste Schritt zu einem neuen Kapitel im Arbeitsleben einer langzeiterkrankten Mitarbeiterin.

Weiterführende Links & Quellen

• Anwalts-Formularbuch Arbeitsrecht – Zweiter Teil Betriebsverfassung/Personalvertretung (De Gruyter)
• Arbeitsrecht: §618 BGB Leistungspflichten des Arbeitgebers
• Hamburger Personalvertretungsgesetz (HPersVG)
• Arbeitsschutz-Glossar (Bundesanstalt für Arbeitsschutz)