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Was sind die GoBD?

Die GoBD, also die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für digitale Unterlagen, wurden 2014 von den deutschen Finanzbehörden veröffentlicht. Sie legen fest, wie Unternehmen ihre digitalen Daten und Dokumente zu führen und aufzubewahren haben. Ein zentrales Element dieser Regelungen ist die Verfahrensdokumentation. Laut einer Umfrage des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) aus dem Jahr 2021 gaben über 70 % der befragten Unternehmen an, dass sie Schwierigkeiten bei der Erstellung ihrer Verfahrensdokumentation hatten.

Der Zweck der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation hat mehrere wichtige Funktionen:

• Rechtssicherheit: Sie hilft, die Einhaltung der GoBD nachzuweisen und schützt vor möglichen Sanktionen.


• Transparenz: Interne Abläufe werden klar dokumentiert, was die Effizienz steigert.


• Schulung: Neue Mitarbeiter können sich schnell in bestehende Prozesse einarbeiten.

Schritte zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Um eine umfassende Verfahrensdokumentation zu erstellen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Prozessidentifikation: Identifizieren Sie alle relevanten Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Dies könnte beispielsweise die Rechnungsstellung, das Mahnwesen oder die Lagerverwaltung umfassen.


2. Dokumentation der Prozesse: Beschreiben Sie jeden Prozess detailliert. Hierbei sollten Sie auf alle relevanten Schritte eingehen, von der Dateneingabe bis zur Archivierung.


3. Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie, wer für welchen Prozess verantwortlich ist. Dies schafft Klarheit und Verantwortungsbewusstsein.


4. Regelmäßige Überprüfung: Die Verfahrensdokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den Prozessen oder gesetzlichen Vorgaben Rechnung zu tragen.

Praktische Tipps zur Erstellung

Hier sind einige praktische Tipps, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation helfen können:

• Nutzen Sie Vorlagen: Es gibt zahlreiche Verfahrensdokumentation Muster DATEV, die Ihnen als Ausgangspunkt dienen können.


• Binden Sie Mitarbeiter ein: Ihre Mitarbeiter kennen die Abläufe am besten. Ihre Einblicke können wertvolle Informationen liefern.


• Verwenden Sie klare Sprache: Achten Sie darauf, dass Ihre Dokumentation verständlich ist. Vermeiden Sie Fachjargon und komplizierte Formulierungen.

Fallstudie: Erfolgreiche Implementierung einer Verfahrensdokumentation

Nehmen wir das Beispiel eines mittelständischen Unternehmens aus Nürnberg, das seine Verfahrensdokumentation neu aufgestellt hat. Vor der Implementierung hatte das Unternehmen Schwierigkeiten mit der Nachvollziehbarkeit seiner Buchhaltungsprozesse. Nach einer umfassenden Analyse und Dokumentation aller Abläufe konnte das Unternehmen nicht nur seine internen Prozesse optimieren, sondern auch die Prüfungszeit durch das Finanzamt erheblich verkürzen. Laut dem CFO des Unternehmens führte dies zu einer Einsparung von über 15 % bei den jährlichen Prüfungskosten.

Statistiken zur Relevanz von Verfahrensdokumentationen

Laut einer Studie von PwC aus dem Jahr 2022 haben Unternehmen mit einer klaren und gut strukturierten Verfahrensdokumentation eine um 30 % höhere Wahrscheinlichkeit, bei Betriebsprüfungen ohne Beanstandungen abzuschneiden. Dies zeigt eindrucksvoll, wie wichtig eine sorgfältige Dokumentation ist.

Fazit: Der Weg zur erfolgreichen Verfahrensdokumentation

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Mit den richtigen Werkzeugen und einem klaren Plan können Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch ihre internen Abläufe optimieren und so einen echten Mehrwert schaffen. Wenn Sie noch auf der Suche nach einem passenden Muster sind, schauen Sie sich unsere Sammlung an Vorlagen an – sie könnten genau das sein, was Sie brauchen!