Zusammenfassung: Ware im Lager fehlt – Was nun?

Wenn Ware im Lager fehlt, kann das für Unternehmen erhebliche Konsequenzen haben: Produktionsausfälle, verärgerte Kunden und finanzielle Verluste. Die Ursachen reichen von Fehlbuchungen über unsaubere Lagerprozesse bis hin zu Diebstahl. Um solche Situationen zu analysieren und in Zukunft zu vermeiden, müssen Unternehmen ihre Lagerverwaltung optimieren. Dazu gehören präzise Buchführung, regelmäßige Inventuren und moderne Technologien wie Warenwirtschaftssysteme.

Dieser Artikel erklärt praxisnah, wie Sie die Ursachen von Fehlbeständen identifizieren, welche Maßnahmen zur Verbesserung der Lagerprozesse empfohlen werden und wie Sie langfristig Ihre Bestandsgenauigkeit gewährleisten können. Auch rechtliche Aspekte wie der Umgang mit Lieferscheinen werden beleuchtet.

Was bedeutet „Ware im Lager fehlt“?

Wenn Ware im Lager nicht auffindbar ist oder weniger vorhanden ist als erwartet, spricht man von einem Fehlbestand. Dies kann erhebliche Auswirkungen auf Lieferketten und Abläufe haben, insbesondere wenn die betroffene Ware dringend benötigt wird. Häufige Ursachen sind:

• Buchungsfehler: Fehlerhafte Eingaben in Warenwirtschaftssystemen.


• Lagerprozesse: Falsche Einlagerung oder mangelhafte Organisation.


• Diebstahl: Interner oder externer Zugriff auf ungesicherte Bestände.


• Lieferscheine: Unvollständige oder ungenaue Dokumentation.

Ein fehlender Artikel führt nicht nur zu operativen Problemen, sondern kann auch das Vertrauen von Kunden und Partnern beschädigen.

Ursachenanalyse: Wo liegt das Problem?

1. Fehlbuchungen: Oft ist die Ursache menschliches Versagen – eine falsche Eingabe in das System oder ein vergessenes Update. Eine regelmäßige Schulung des Personals und automatisierte Systeme können hier Abhilfe schaffen.

2. Schlechte Organisation im Lager: Produkte, die falsch einsortiert oder gar nicht erfasst werden, sind schwer auffindbar. Logistik-Tools wie Barcode-Scanner helfen dabei, die Lagerstruktur effizienter zu gestalten.

3. Sicherheitslücken: Ein fehlendes Zugangsmanagement kann Diebstahl begünstigen. Sicherheitsmaßnahmen wie Videoüberwachung oder Zugangskontrollen sind hier unverzichtbar.

Konkrete Lösungsansätze zur Optimierung

Es gibt zahlreiche Strategien, um die Lagerhaltung effizienter zu gestalten und Fehlbestände zu reduzieren:

1. Digitale Warenwirtschaftssysteme: Moderne Softwarelösungen überwachen den Bestand in Echtzeit und minimieren Fehlerquellen durch automatisierte Prozesse.


2. Regelmäßige Inventuren: Selbst bei kleinen Lagern sollte mindestens einmal jährlich eine Bestandskontrolle durchgeführt werden.


3. Sicherheitsmaßnahmen: Setzen Sie auf Technologien wie RFID-Tags oder Zutrittskontrollen, um Diebstahl und Verlust zu verhindern.


4. Mitarbeiterschulung: Klare Prozesse und regelmäßige Schulungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, worauf es ankommt.

Rechtliche Aspekte: Der richtige Umgang mit Lieferscheinen

Lieferscheine spielen eine zentrale Rolle in der Lagerverwaltung. Sie dienen als Nachweis für erhaltene oder versendete Ware. Doch wie lange müssen diese Dokumente aufbewahrt werden?

• Privat: Für private Haushalte gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.


• Unternehmen: Geschäftsrelevante Lieferscheine müssen mindestens sechs Jahre archiviert werden (gemäß §147 AO).

Tipp: Digitalisierte Lieferscheine erleichtern die Archivierung und können bei Rechtsstreitigkeiten als wichtiger Beweis dienen.

Wie Potsdamer Unternehmen profitieren können

Potsdam wächst als Wirtschaftsstandort rasant. Besonders mittelständische Unternehmen können durch optimierte Lagerprozesse Wettbewerbsvorteile erzielen. Lokale Veranstaltungen wie die Logistik-Fachtage Brandenburg bieten regelmäßig Gelegenheiten zum Austausch über Best Practices in der Lagerhaltung.

Hier erfahren Sie mehr über Materialwirtschaft & Logistik.

Fazit: Prävention statt Reaktion

Fehlende Ware im Lager ist nicht nur eine logistische Herausforderung, sondern auch ein wirtschaftlicher Risikofaktor. Daher lohnt sich die Investition in moderne Technologien, klare Prozesse und regelmäßige Schulungen. Mit den richtigen Maßnahmen sichern Sie nicht nur Ihre Bestände, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.