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Arbeitnehmerdatenschutz


Rundschreiben an alle Mitarbeiter: künftig werden die Lohnabrechnungen nur noch per Mail versandt. Bitte teilen Sie uns hierfür Ihre Mailadresse mit.


1. Was ist bei der Personalverwaltung intern zu beachten?


Metakey Beschreibung des Artikels:     Antworten auf die wichtigsten Fragen

Zusammenfassung:    Viele der Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit Mitarbeiterndaten werden Ihnen durch Arbeits- und Sozialrecht bzw Kollektivverträge vorgegeben, sind somit „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich“ und rechtmäßig gemäß Art 6 DSGVO. Man könnte aber z.B. bereits auf eine bestehende Datenschutzerklärung, welche den Bewerber- bzw Ausschreibungsprozess abdeckt, verweisen/ verlinken um sicherzustellen, dass Bewerber auch an die datenschutzrechtlichen Informationen kommen, ohne diese nochmals separat auszuhändigen oder zuschicken zu müssen. Die vom Bewerber bereit gestellten (nicht-sensiblen) Daten dürfen jedenfalls rechtmäßig verarbeitet werden, dies auf Basis der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw des berechtigten Interesses des Verantwortlichen.

Die folgenden Fragen werden in diesem Artikel beantwortet:    

  1. Was ist bei der Personalverwaltung intern zu beachten?
  2. Es sollte hier geprüft werden, auf welcher Grundlage Daten verarbeitet werden (gesetzliche Verpflichtung, für die Dienstvertragserfüllung notwendig, Einwilligung?
  3. Muss ein Personalverrechner das Einverständnis zur Datenspeicherung vom jeweiligen Mitarbeiter des Auftraggebers einholen?
  4. Gibt es Ausnahmen beim Schutz von Mitarbeiterdaten?
  5. Habe ich dann bereits sensible Daten?
  6. Was sind die Folgen?
  7. Gilt dieses Webinar auch als erste Einschulung für unsere Mitarbeiter?
  8. welche Maßnahmen muss ich im Sinne der DSGVO treffen?
  9. Gibt es Vorschriften zur Archivierung der Personaldaten?
  10. Was passiert wenn Mitarbeiter einen Privaten Ordner auf einem Firmen PC haben, muss der auch gesichtet werden?
  11. Wie geht eine Personalvermittlungsfirma mit den Lebensläufen der BewerberInnen um?
  12. Was kann/muss im Dienstvertrag datenschutzrechtlich berücksichtigt werden?
  13. Zustimmung zur Datenverarbeitung?
  14. Widerrufsrecht bzw Löschungsrecht (im Ausmaß der gesetzlichen Frist)?
  15. Wie ist mit Daten von Bewerbern, die nicht eingestellt wurden, umzugehen?
  16. Wie lange dürfen Bewerberdaten in Evidenz gehalten werden?
  17. Wie sieht es bei (Blind)bewerbungen bezüglich Archivierung/Speicherung aus, um beispielsweise später darauf zugreifen zu können?
  18. Wie geht man mit datenschutzkonform mit Initiativbewerbungen um?
  19. Bankdaten etc) und gebe diese an ein externes Lohnbüro weiter, was muss ich hierbei beachten?
  20. Was muss ich beachten?
  21. Muss ich mir von meinen Mitarbeiterinnen schriftlich bestätigen lassen, dass sie zum Thema Datenschutz eingeschult wurden?
  22. Brauchen wir dazu die Zustimmung der einzelnen Mitarbeiter?
  23. Müssen in Arbeitsverträgen von Mitarbeitern eigene Klauseln eingefügt werden, die die Zustimmung personenbezogener Daten einholen?
  24. Muss ich die einzelnen Mitarbeiter fragen, ob ich ein Foto auf der Webseite unter den Ansprechpartnern veröffentlichen darf?
  25. Müssen wir mit jedem Mitarbeiter des Kunden Vereinbarungen treffen, dass seine Daten bei uns gespeichert werden (Mail, etc), oder reicht eine Vereinbarung mit dem Kunden, welcher Sie auf seine Mitarbeiter überbindet?
  26. Oder brauche ich da eine separate Email mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Bewerbers?
  27. Gibt es die gesetzliche Pflicht, die Mitarbeiter nachweislich zu schulen?
  28. Ist bei der Verarbeitung von sensiblen Daten das Einverständnis der Betroffenen Person in jedem Fall gefordert oder kann zB ein auf biometrischen Daten basierendes Zutrittssystem durch eine Betriebsvereinbarung genehmigt werden?
  29. Was mache ich mit dem Religionsverweis in den Zeugnissen?
  30. wann informiere ich einen Bewerber, der sich auf ein Inserat bewirbt, über seine Rechte (oder gilt das Zusenden von Bewerbungsunterlagen schon als Einwilligung)?
  31. Wenn das Unternehmen eine Bewerbung zugesandt bekommt, die das religiöse Bekenntnis enthält, muss dann eine DSFA durchgeführt werden?
  32. Muss man Bewerber darüber informieren, dass man deren Daten (6 Monate) aufbewahren möchte?
  33. Wenn auf einem Personalstammbogen die Frage nach Religionsbekenntnis gestellt wird und der Mitarbeiter füllt diese aus freien Stücken aus, gilt dies als Zustimmung für die Verarbeitung?
  34. Wenn ein Bewerber der Evidenzhaltung seiner Unterlagen zustimmt, wie lange darf man diese Daten aufheben?
  35. Bis auf Widerruf?
  36. Brauche ich dafür eine Einwilligung?
  37. Wenn eine Stelle an einem schwarzen Brett ausgehängt wird, muss ich dann am Ende der Ausschreibung einen Hinweis zur DSGVO vermerken?
  38. Ist eine Einwilligung des Mitarbeiters wirklich freiwillig (Stichwort Kündigung)?
  39. Was ist die Alternative für all die Punkte die mittels Betriebsvereinbarung zu regeln wären, wenn es im Unternehmen keinen Betriebsrat gibt?
  40. Kann ich einmalige Zustimmungserklärung der Mitarbeiter einholen, die für alle zukünftigen Veröffentlichungen von Fotos im Internet, Intranet und Mitarbeiterzeitung gilt, oder muss ich fallbezogene Zustimmungserklärungen einholen?
  41. Müssen alle bestehenden Mitarbeiter eine Einwilligungserklärung unterschreiben, dass ihre Daten verarbeitet werden?
  42. Reicht bezüglich Videoaufzeichnung (zu Sicherheitszwecken) eine Vereinbarung im Dienstvertrag?
  43. Wenn ein Mitarbeiter die Zustimmung für die Veröffentlichung von Fotos für Werbung gegeben hat, kann er diese Zustimmung nach Lust und Laune zurückziehen?
  44. Wie kann ich den Betriebsrat mit ins Boot holen?
  45. Bin ich auch für seine Datenverarbeitungen verantwortlich?
  46. Bewerber bei Arbeitskräfteüberlassern und damit eine Versendung des Profils von diesen, wie sieht es da aus?
  47. Benötige ich hier eine eigene Einwilligung, obwohl dem Bewerber bekannt ist, dass er sich bei einem Arbeitskräfteüberlasser bewirbt?
  48. Bedarf die Zutrittskontrolle via Handscan einer BV?
  49. wie lange darf ich diese Mail aufbewahren?
  50. Wie schaut es beim MA Firmenhandy aus?
  51. Was gilt im Falle, wenn ein Firmenhandy auch privat verwendet werden kann?
  52. Wenn auf Firmenveranstaltungen Fotos/Videos gemacht werden, braucht man hiezu vom Personal beziehungsweise von der Kundschaft eine extra Einwilligung, wenn sie lediglich als Statisten auf dem Bild erscheinen und nicht als Hauptfigur?
  53. Muss man diese Fotos auf Verlangen des ehemaligen Dienstnehmers ebenfalls entfernen und wenn ja in welchem Zeitraum?
  54. Wird der Datenschutz im Umgekehrten Sinne auch gewahrt bezüglich Betriebsgeheimnis oder muss man dazu den Arbeiter auch separat was unterschreiben lassen bzw muss es im Arbeitsvertrag stehen?
  55. Brauche ich die Einwilligung der Mitarbeiter, wenn ich die Daten zur Lohnverrechnung an den zuständigen externen Dienstleister schicke?
  56. Was muss ich hier beachten?
  57. der Personalverrechner die Stammdaten ausgeschiedener Mitarbeiter der Klienten in der EDV aufbewahren?
  58. Darf ich personenbezogene Daten an ein Unternehmen im Unternehmen (Tochterunternehmen) ohne Zustimmung weiterleiten?
  59. Oder brauche ich eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung?
  60. Können Anzahl der Krankenstandstage an die Führungskraft übermittelt werden?
  61. Wenn Lohnzettel per Post verschickt werden, muss ich diese eingeschrieben verschicken?
  62. Kann dieser per Mail verschickt werden?
  63. ein zentrales Controlling wiederum in einem Schwesterunternehmen außerhalb der EU sitzt und ebenfalls Zugriff auf die DV benötigt?
  64. Wie sieht es bei der Verwendung von Google Docs oder Dropbox zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten aus?
  65. Benötige ich hier eine Zustimmungserklärung des Mitarbeiters?
  66. Wie soll ich den Mitarbeitern das Informationsblatt zur DSGVO zur Verfügung stellen?
  67. Wie steht es um eine Informationspflicht von Gesellschaftern (die bei Beteiligung mit nicht mehr als 25% ja unbedingt als Dienstnehmer gelten)?
  68. Informationspflicht und Zustimmungen: Gilt dies für neue Mitarbeiter/Bewerber oder müssen alle im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter aktiv eine Information erhalten?
  69. Informationspflicht erst bei Nachfrage des Mitarbeiters oder muss ich jetzt aktiv jeden informieren?
  70. Wie gehe ich praktisch mit dem Informationsrecht um?
  71. Kopie des Personalaktes bei Auskunft notwendig?
  72. Muss man die Informationspflicht bestätigen lassen oder wie kann man je nachweisen, dass man dieser nachgekommen ist?
  73. Wie lange dürfen Arztbestätigungen/ Krankenstandsbestätigungen aufbewahrt werden?
  74. Daten von Mitarbeitern über Konkurse?
  75. Wie lange darf ich diese aufbehalten?
  76. Wann endet die Verjährungsfrist für das Ausstellen eines Dienstzeugnisses?
  77. Sind generell solche internen Richtlinien gültig?
  78. Mitarbeiter unter die Schwerarbeitsregelung fällt?
  79. aktuelle Anwesenheit?
  80. Müssen wir die Aufzeichnungen alle vernichten?
  81. Auch wenn es sich um bestehende Kollegen handelt?
  82. Was passiert mit Lohnpfändungen die bereits abgeschlossen sind?
  83. Lohnpfändung tun: ist der Dienstgeber für diese Daten ebenso verantwortlich?
  84. Wozu werden die Daten benötigt?
  85. in der Information an den Beschäftigten alle Fälle angegeben werden, wo Mitarbeiterdaten verarbeitet werden?
  86. auch eine Liste, in der Dienstreisekosten aufgeführt werden oder eine Liste, in der die Ausgabe von Geräten an MA protokolliert wird, usw?
  87. Wie detailliert muss das gemacht werden?
  88. Kann eine zusammenfasende Formulierung verwendet werden?
  89. Darf ich einen Kunden darüber informieren, dass sich ein Kollege im Krankenstand befindet, falls er anruft und mit diesem sprechen möchte?
  90. Darf ich so eine Liste führen?
  91. Darf man das weiterhin so im System speichern?

TL;DR: Zusammenfassung

Die Lohnabrechnung per E , Mail spart Zeit , Papier und Kosten , ist aber nur dann erlaubt , wenn datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden. Unternehmen in Heidelberg (und ganz Deutschland) müssen die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeitenden einholen , bevor sie Gehaltsabrechnungen digital versenden dürfen. Ein rechtssicheres Muster für die Einverständniserklärung ist Pflicht , ebenso wie die Umsetzung technischer Schutzmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung der E , Mails). Die DSGVO gibt klare Regeln: Verarbeitung nur mit Rechtsgrundlage , Informationspflichten und Löschrechte sind einzuhalten. In diesem Artikel erfahren Sie , wie Sie rechtssicher Lohnabrechnungen digital zustellen , welche Stolperfallen es gibt und was Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer rund um die Datenverarbeitung wissen sollten.

Digitalisierung in der Personalverwaltung: Was bedeutet das konkret?

Immer mehr Unternehmen in Heidelberg , Baden , Württemberg und deutschlandweit stellen auf papierlose Prozesse um. Die Digitalisierung hält auch in der Lohn , und Gehaltsabrechnung Einzug. Das Ziel: Weniger Verwaltungsaufwand , weniger Papierberge , mehr Effizienz. Doch was simpel klingt , ist juristisch oft knifflig.

Die rechtssichere Übermittlung sensibler Mitarbeiterdaten , vor allem per E , Mail , bleibt stark reglementiert. Wussten Sie , dass bei Verstößen gegen die Datenschutz , Grundverordnung (DSGVO) Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro drohen? [1] Das zeigt: Jede Entscheidung zur digitalen Personalakte braucht saubere Grundlagen.

Lohnabrechnung per Mail: Zulässig oder riskant?

Die zentrale Frage für Arbeitgeber: Darf ich Lohnabrechnungen einfach per E , Mail verschicken? Die DSGVO macht es möglich , aber eben nicht grenzenlos. Entscheidend sind:

  • Einwilligung der Mitarbeitenden (zwingend erforderlich)
  • Technische Schutzmaßnahmen (z.B. verschlüsselte Anhänge)
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte

Die Übermittlung ohne ausdrückliches Einverständnis ist eindeutig unzulässig , auch wenn vielleicht „schon immer alles so lief“.

"Gerade bei sensiblen Personaldaten wie der Gehaltsabrechnung muss die betroffene Person wissen , was wo gespeichert wird und wie sie widersprechen kann.“ , Dr. Silke Bellanger , Datenschutzbeauftragte Heidelberg , 2023

Praxisbeispiel: In einem Heidelberger Softwareunternehmen wurden Lohnzettel zunächst über ein gemeinsames Laufwerk bereitgestellt. Erst nach Intervention des Betriebsrats wurde auf das sichere , verschlüsselte E , Mail , Verfahren umgestellt , mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten.

Key Takeaway:
Ohne klar dokumentierte Zustimmung keine digitale Gehaltsabrechnung!

Einverständniserklärung Lohnabrechnung per E , Mail: Muster & Pflichtangaben

Für Unternehmen ist ein klar formuliertes Muster unerlässlich. Ihr Text braucht vor allem:

  • Konkrete Benennung des Verarbeitungszwecks: Übermittlung der Lohn , oder Gehaltsabrechnung per E , Mail.
  • Hinweis auf Widerrufsmöglichkeit: Mitarbeitende können ihr Einverständnis jederzeit widerrufen.
  • Erklärung zu Risiken: Auch bei Verschlüsselung kann ein Restrisiko bestehen.
  • Ansprechpartner für Datenschutzfragen: Wer ist verantwortlich? Wo gibt‘s Hilfe?
  • Rechtsgrundlage nennen: Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Lokaler Tipp: Fragen Sie den Betriebsrat zur Musterformulierung hinzu , viele Betriebe in Heidelberg binden ihre Arbeitnehmervertretung bei Datenschutzthemen von Anfang an ein.

„Mitarbeiter müssen verstehen , was mit ihren Daten passiert. Transparenz zahlt sich für beide Seiten aus.“ , Laura Roth , Fachanwältin für Arbeitsrecht , Mannheim , 2024

Key Takeaway:
Ohne vollständige Einwilligungserklärung drohen Streit und Rechtsunsicherheit.

So könnte eine Einwilligungserklärung aussehen (Muster):

 Hiermit willige ich ein , dass meine Lohn , /Gehaltsabrechnung ab sofort an meine angegebene persönliche E , Mail , Adresse versandt wird. Mir ist bewusst , dass die Übermittlung auch bei technischen Schutzmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung) nicht vollständig risikofrei ist. Ich wurde darüber informiert , dass ich diese Einwilligung jederzeit widerrufen kann. Fragen zum Datenschutz beantworte Ihnen: [Datenschutz , Ansprechpartner] Datum / Unterschrift
Muster lokal anpassen: Passen Sie das Muster an Ihre IT , Systeme und Ihre Betriebsorganisation an! In Österreich gelten zum Beispiel abweichende Vorschriften , siehe dazu [WKO , FAQ](https://www.wko.at/unternehmensfuehrung , finanzierung , foerderungen/eu , dsgvo , mitarbeiterdaten , faq).

Technische Maßnahmen & sichere Zustellung: Was zählt?

Auch mit Einverständnis kommt es auf die Sicherheit an. Der Gesetzgeber verlangt nach dem Stand der Technik:

  • E , Mails als passwortgeschütztes PDF , Dokument
  • Zugriffsbeschränkungen im System (DATEV/LOHN21 etc.)
  • Eindeutige Authentifizierungsmerkmale (z.B. Zwei , Faktor , Login)
  • Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
  • Sichere Archivierung und kontrollierte Löschung nach Ablauf gesetzlicher Fristen

Beispiel aus Heidelberg: Die Personalabteilung eines lokalen Maschinenbauunternehmens nutzt seit 2022 ein DATEV , Modul , das Lohnzettel direkt verschlüsselt zustellt und Zugriffe dokumentiert.

"Technische Maßnahmen allein reichen nicht , es braucht auch eine regelmäßige Schulung aller Beteiligten." , Prof. Dr. Hans Kübler , Hochschule Mannheim , 2023

Key Takeaway:
Sicherheit entsteht durch Technik UND Organisation.

DSGVO & Co.: Rechtliche Basics zur Verarbeitung von Mitarbeiterdaten

Die DSGVO verlangt von Unternehmen eine rechtmäßige Verarbeitung aller personenbezogenen Daten. Für die Lohnabrechnung heißt das konkret:

  1. Verarbeitung nur mit Rechtsgrundlage: Gesetzliche Verpflichtung oder Einwilligung.
  2. Informationspflichten: Mitarbeitende müssen wissen , was gespeichert/verarbeitet wird.
  3. Löschrechte: Auf Verlangen müssen Daten gelöscht werden , außer gesetzliche Fristen stehen entgegen.
  4. Zweckbindung: Nutzung der Daten wirklich nur für den angegebenen Zweck.
  5. Sorgfalt bei Weitergabe an Dritte: Externe Lohnbüros brauchen vertragliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

"Jeder Vorgang rund um Mitarbeiterdaten sollte dokumentiert werden , Nachweis bringt Sicherheit!" , Timo Bartels , Geschäftsführer IT , Dienstleister Rhein , Neckar , 2024

Kleiner Exkurs: Im Sommer 2023 prüfte das Regierungspräsidium Karlsruhe stichprobenartig die Datenschutz , Organisation mittelständischer Arbeitgeber in Baden , Württemberg. Besonders häufig fehlte die Dokumentation beim Austausch mit externen Lohnbüros!

Key Takeaway:
Ohne sauber dokumentierte Prozesse droht Ärger mit den Behörden.

Wichtige Fragen zur digitalen Lohnabrechnung & Datenschutz (FAQ)

1. Kann ich als Arbeitgeber meine Mitarbeitenden zur digitalen Abrechnung zwingen?

Nein. Die Zustimmung muss freiwillig erfolgen , sonst ist sie nicht wirksam [2]. Wer nicht will , bekommt seine Abrechnung weiterhin auf Papier.

2. Wie sieht das im öffentlichen Dienst oder in größeren Konzernen aus?

Oft gibt es hier Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge als Rechtsgrundlage für digitale Gehaltsabrechnungen. Eine individuelle Einwilligung kann entbehrlich sein , aber Transparenz bleibt Pflicht!

3. Wie lange darf ich E , Mails mit Gehaltsdaten speichern?

Meist gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (nach § 257 HGB) , manchmal sogar länger (z.B. Sozialversicherungsnachweise). Danach müssen die Daten gelöscht werden [3].

4. Was tun bei Missbrauchsverdacht oder Datenleck?

Sofort interne Meldung an den Datenschutzbeauftragten! Je nach Vorfall müssen auch Behörden und Betroffene informiert werden (Meldestelle BaWü). Essenziell: Nachweisbare Reaktion!

5. Gibt es aktuelle Gerichtsurteile zu digitalen Gehaltsabrechnungen?

Ja! Das ArbG Stuttgart entschied zuletzt zugunsten eines Arbeitnehmers , der keine digitale Zustellung wollte. Das Urteil betont die Freiwilligkeit und den Schutz sensibler Daten [4].

Key Takeaway FAQ:
Wer rechtskonform handelt und alles dokumentiert , schützt sich vor bösen Überraschungen!

Was ist speziell in Heidelberg/Baden , Württemberg zu beachten?

Baden , Württemberg hat eigene Landesdatenschutzbehörden mit klaren Vorgaben (LfDI BW). In Heidelberg arbeiten viele Unternehmen international , hier gelten oft strengere interne Compliance , Regeln sowie Auftragsverarbeitungsverträge mit globalen Partnern.

  • Betriebsrat involvieren! In Heidelberg agieren viele Firmen mit aktiver Arbeitnehmervertretung.
  • Anpassung an internationale Standards: Gerade Life , Sciences , , SAP , Partner oder Unikliniken setzen höhere Maßstäbe für Datenverarbeitung.
  • Saisonale Besonderheiten: Während Jahresabschluss oder Semesterbeginn steigt der Personalaufwand; achten Sie dann besonders auf Datenschutz , Schulungen!

Kennen Sie das? Beim „Heidelberger Herbst“ trifft man oft Kolleg*innen außerhalb des Büros , Diskretion gilt trotzdem auch beim lockeren Smalltalk über interne Zahlen!

Key Takeaway Regional:
Regionale Branchenspezifika erfordern oft Anpassungen beim Datenschutz.

Schritt , für , Schritt: So gelingt Ihnen die digitale Lohnabrechnung rechtssicher

  1. Muster , Einwilligung erstellen & unterschreiben lassen.
  2. E , Mail , Versand sicher gestalten (z.B. passwortgeschützt).
  3. Mitarbeitende schulen & regelmäßig informieren.
  4. Datenzugriffe protokollieren & archivieren.
  5. Ansprechpartner für Rückfragen (Datenschutzkoordinator) benennen.
  6. Löschfristen konsequent umsetzen & dokumentieren.
  7. Betriebsrat einbeziehen & lokales Arbeitsrecht beachten.
Lisa H. , HR , Managerin in einer Heidelberger Biotech , Firma:
"Wir haben erst begonnen papierlos zu arbeiten , als unser Betriebsrat grünes Licht gab , jetzt klappt der Versand reibungslos."
Auch kleine Betriebe profitieren von offener Kommunikation!
Key Takeaway Praxis , Checkliste:
Schrittweise vorgehen schafft Akzeptanz und Rechtssicherheit.

Zahlen & Fakten zur digitalen Gehaltsabrechnung (Deutschland/Baden , Württemberg)

  • 68% der deutschen Mittelständler stellen bereits auf digitale Personalprozesse um [5].
  • Baden , Württemberg: Fast jede zweite Firma nutzt laut IHK papierlose Lohnzettel (2023).
  • Bei rund einem Drittel fehlerhafter Datenschutzdokumentation folgt laut Behördenstatistik eine Nachkontrolle [6].
  • Durchschnittlich sparen Unternehmen pro Abrechnungszyklus bis zu €13 je Mitarbeiter durch digitale Zustellung [7].
Stellen Sie sich vor: In einem typischen Heidelberger Start , up mit zehn Beschäftigten sparen Sie im Jahr rund €1.500 nur durch Umstellung auf digitale Gehaltszettel , vorausgesetzt der Prozess ist sauber dokumentiert! Key Takeaway Zahlen/Fakten:
Digitalisierung zahlt sich aus , aber nur mit sauberer Organisation.

Fazit: Zwischen Effizienz und Verantwortung , Ihr Weg zur sicheren digitalen Personalverwaltung

Klar ist: Der Trend zu digitalen Gehaltsabrechnungen setzt sich fort. Wer in Heidelberg oder anderswo erfolgreich sein will , kommt um strukturierte Abläufe und echten Mitarbeiterschutz nicht herum.
Aber haben Sie schon alle nötigen Schritte umgesetzt? Prüfen Sie Ihre Prozesse regelmäßig! Auch kleine Nachlässigkeiten können große Folgen haben.

Wissen Sie was? Niemand erwartet Perfektion von Anfang an! Aber jede Investition in sicheren Umgang mit Mitarbeiterdaten stärkt Vertrauen und sorgt langfristig für weniger Stress bei Prüfungen und Rückfragen.

Und falls Sie mal unsicher sind , ein Blick in die Empfehlungen des Landesdatenschutzbeauftragten Baden , Württemberg (LfDI BW) hilft oft weiter.
Bleiben Sie gelassen , aber wachsam!

Letzter Key Takeaway:
Digitalisieren ja , aber niemals ohne saubere Dokumentation und echte Transparenz!

Expertenstimmen im Überblick:

  • "Gerade bei sensiblen Personaldaten wie der Gehaltsabrechnung muss die betroffene Person wissen , was wo gespeichert wird." , Dr. Silke Bellanger , Datenschutzbeauftragte Heidelberg , 2023
  • "Technische Maßnahmen allein reichen nicht , es braucht auch eine regelmäßige Schulung aller Beteiligten." , Prof. Dr. Hans Kübler , Hochschule Mannheim , 2023
  • "Jeder Vorgang rund um Mitarbeiterdaten sollte dokumentiert werden , Nachweis bringt Sicherheit!" , Timo Bartels , Geschäftsführer IT , Dienstleister Rhein , Neckar , 2024
  • "Mitarbeiter müssen verstehen , was mit ihren Daten passiert." , Laura Roth , Fachanwältin für Arbeitsrecht Mannheim , 2024

References / Quellenverzeichnis (APA Style)

  1. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (2021). FAQ zum Thema „Digitale Personalakte“. https://www.lda.bayern.de/de/thema_personalakte.html [Zugriff am 05.06.2024]
  2. BAG Urt. v. 14.11.2018 , 10 AZR 121/18; vgl.: https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/10 , azr , 121 , 18/ [Zugriff am 05.06.2024]
  3. IHK Rhein , Neckar (2024): „Digitale Verwaltung in Baden , Württemberg“; https://www.rhein , neckar.ihk24.de [Zugriff am 05.06.2024]
  4. LAG Baden , Württemberg Urt. , Az.: 17 Sa 11/19; http://www.landesarbeitsgericht , baden , wuerttemberg.de/ [Zugriff am 05.06.2024]
  5. KPMG Studie Digitalisierung Mittelstand Deutschland (2023): https://home.kpmg/de/de/home/themen/2023/04/digitalisierung , im , mittelstand.html [Zugriff am 05.06.2024]
  6. BfDI/Jahresbericht Datenschutzaufsicht Baden , Württemberg (2023): https://www.baden , wuerttemberg.datenschutz.de/jahresberichte/ [Zugriff am 05.06.2024]
  7. Datev eG/Presseinfo „Sichere Digitale Lohnabrechnung“ (2024); https://www.datev.de/web/de/startseite/startseite , n/ [Zugriff am 05.06.2024]

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  1. Lohnabrechnung per E-Mail versenden: Ist das erlaubt?
  2. r/de_EDV - Beunruhigender Betrugsversuch / Scam-Mail ...
  3. Beispielliste Phishing Mails - TUM IT - CIO
  4. AK Musterbriefe Datenbank
  5. WEG Beirat darf E-Mail eines Eigentümers weiterleiten

   

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Folgende Fragen können wir dir beantworten:

  • Ist es erlaubt, die Lohnabrechnung per E-Mail zu versenden? - Ein elektronischer Versand der Lohnabrechnung ist nur unter bestimmten Gesichtspunkten wirklich legal. Die Gewerbeordnung besagt, dass die Abrechnung in Textform zu erteilen ist. Hier sind besonders zwei Wörter interessant: “Textform” und “erteilen”.

  • Kann ich Gehaltsabrechnungen an meine persönliche E-Mail-Adresse senden? - In manchen Fällen können Sie sich für die Verwendung von Einschreiben entscheiden. Die DSGVO verbietet den Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail . Lohnbüros sollten jedoch Maßnahmen ergreifen, um die Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter sicher zu schützen.

  • Wie müssen Lohnabrechnungen zugestellt werden? - In some cases, you may decide to use registered post. There is nothing in the GDPR legislation that states it is no longer permissible to email payslips. However, payroll bureaus should take steps to securely protect each employee's payslip.

  • Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnabrechnung per Post zu schicken? - Wenn in diesen steht, dass die Abrechnung in Papierform erteilt werden muss, dann muss diese dem/ der Arbeitnehmer:in weiterhin schriftlich übermittelt werden. Etwa per Post zugestellt oder in einem Umschlag übergeben. Hier besteht das Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform.

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