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Überschrift:    

Die virtuelle Assistentin: Aufgaben & Vorteile der virtuelle

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  1. h1:

    Die virtuelle Assistentin

  2. h2:

    Virtuelle Assistenz: Was ist eine virtuelle Sekretärin?

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Dein Artikel ist in deutscher Sprache geschrieben

Haupt Schlagwort (Thema des Artikels):    

virtuelle Assistentin

Neben Schlagwort (Nuance des Textes):    

Vorteile

Hauptthemen des einzigartigen Inhaltes:    

arbeiten ✓ Kommunikation ✓ Unternehmen ✓ Assistenz ✓ Chef ✓ Sekretärin ✓ virtuellen ✓ Kunden ✓ bzw ✓ Assistentin ✓ Virtuelle ✓ Auftraggeber ✓ Aufgaben ✓ Arbeit ✓ Assistentinnen

Zusammenfassung:    

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie der Arbeitsalltag einer virtuellen Assistentin in Festanstellung aussehen könnte: Alexandra arbeitet für den Europachef eines großen Maschinenbau-Unternehmens. Trotz aller Sozialer Medien und Digitalisierung sind für virtuelle Assistentinnen und Assistenten Inserate in Fachzeitschriften auch heutzutage noch eine gute Möglichkeit, neue Kunden und Aufträge zu finden. Im Gegenteil: In Zeiten der Digitalisierung, in denen das andere Ende der Welt via Internet nur einen Klick entfernt ist, wird es immer einfacher, auf virtueller Basis zusammenzuarbeiten.

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virtuelle Assistentin ✓ Vorteile

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Das wesentliche Merkmal dieses eher modernen Berufsfeldes ist die digitale Zusammenarbeit. Damit gehen zahlreiche Chancen, aber auch einige Herausforderungen einher. Virtual Assistentin (VPA) ist eine zeitintensive und administrative Tätigkeit, die für ein einziges Unternehmen fest angestellt ist. Sie ist für das Web-Design oder die Kundenakquise zuständig. In jedem Fall sind virtuelle Assistentinnen und Asistenten wertvolle Ressourcen, die einem Auftraggeber oder einer Führungskraft zahlreiche Aufgaben abnehmen. Das ist gerade dann wertvoll, wenn diese selbst keine Zeit dafür findet oder nicht das notwendige fachspezifische Know-how hat. Bislang ist keine spezifische Ausbildung erforderlich, um als virtuelle Asistentin oder VPA zu arbeiten. Die Teilnahme an Kursen ist ebenfalls nicht erforderlich. Fest steht aber, dass eine größere Zahl von Aufträgen akquiriert wird, je mehr Kompetenzen diese vorweisen können. Virtuelle Sekretärinnen arbeiten meistens freiberuflich als Freelancer. Sie werden nach Stundensatz bezahlt, wobei sich die Arbeitszeiten bzw. die Arbeitslast nach den Ansprüchen des Auftraggebers richtet. Viele virtuelle Assistentinnen sind bei Agenturen gelistet. Diese vermitteln dann zwischen Auftraggeber und Assistzkraft. Für diese Dienste erhalten sie eine Provision, basierend auf dem Stundensatz beziehungsweise dem Projektumfang. In der Regel wird der Stundensatz eines Projektes individuell vereinbart. Die Entlohnung kann je nach den unterschiedlichen Anforderungen und vorliegenden Kenntnissen sowie der Erfahrung der Assistenz variieren. Wer als virtuelle Assistin arbeiten will, sollte wissen, worin die eigenen Kompetenzen liegen und was dabei individuelle Stärken sind. Nur so ist es möglich, Aufträge zu finden, die einerseits den eigenen Vorstellungen entsprechen und andererseits auch zufriedenstellend erledigt werden können. Alexandra arbeitet für den Europachef eines großen Maschinenbau-Unternehmens in Köln. Ihr Chef pendelt an vier Tagen in der Woche zu den Büros in London und Amsterdam. Diese beiden sehen sich höchstens einmal pro Woche, wobei selbst dieser Bürotag für Alexandras Chef mit Terminen gefüllt ist. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, als virtuelle Assistentin Kunden oder Aufträge an Land zu ziehen. Dazu gibt es Jobportale, Agenturen sowie Social Media oder ein eigener Web-Auftritt. In den Sozialen Medien ist es ebenfalls hilfreich, in den sozialen Medien präsent zu sein. So empfehlen sich beispielsweise eigene Facebook- oder Instagram-Seiten, Profile in Berufsnetzwerken wie Xing oder LinkedIn und Stellenausschreibungen für virtuelle Assistentinnen und VPAs. Virtuelle Assistentin: Aufgaben und Anforderungen an den digitalen Büroservice Eine virtuelle Assistin kann Telefonate annehmen, Meetings via Microsoft Teams planen und erstellen, Dokumente versenden und Termine planen. Dabei braucht das Unternehmen – anders als bei einer persönlichen Sekretärin – keinen Büroraum zu stellen. Rechnungsstellung: Erstellen und Versenden von Rechnungen. Dienstreisen, Seminare mit Mitarbeitern oder Messebesuchen. Die virtuelle Assistenz in vielen Bereichen ist eine wertvolle Unterstützung. Sie kann eine Führungskraft oder einen Auftraggeber unabhängig von Ort und Zeit zuarbeiten. Virtuelle Sekretärinnen sind keine Seltenheit mehr. Sie arbeiten mit vielen Tools wie Whatsapp, Facebook, Skype, Microsoft Teams oder Zoom. Die nachfolgenden fünf Tipps geben wertvolle Anregungen rund um die Zusammenarbeit bzw. die Kommunikation auf Entfernung. Sie reichen von der Regelmäßigen Rücksprachetermine bis hin zu einem virtuellen Meeting, z.B. via Zoom. Einige Fragen können direkt schriftlich beantwortet werden. Tipp 4: Keine Fragen per E-Mail Vermeiden Sie es bläht E-mail-Fächer unnötig auf. Greifen Sie lieber auf ein digitales System zurück, das sich auch als Notizbuch verwenden lässt. Dafür eignet sich zum Beispiel das Programm Microsoft OneNote. Die Kommunikation verlagert sich verstärkt in den Online-Bereich. E-Mails, Neue Medien und Telefonate gehören stattdessen zu den täglichen kommunikationsmitteln. Wie manage ich meinen Chef, wenn ich ihn immer seltener sehe? Wie behalte ich einen kühlen Kopf bei der wachsenden Geschwindigkeit? Wer nicht im gleichen Büro sitzt, muss sich anders absprechen. Die Virtual Assistentin kann von zu Hause aus arbeiten. Unternehmen bleiben durch das Outsourcing flexibler, können mitunter Kosten einsparen. Zugleich bietet ein Heimarbeitsplatz den Vorteil der ungestörten Arbeitsatmosphäre – unders als das beispielsweise in einem Großraumbüro der Fall wäre. Die Einstellung einer virtuellen Sekretärin gewinnt ein Unternehmen nicht nur Zeit, sondern es fällt auch leichter, einen Fokus zu setzen. Wenn administrative Arbeit abgegeben wird und die Organisation des Office Management von einer einzelnen Person übernommen wird, können sich alle auf ihre jeweiligen Aufgabenbereiche konzentrieren. Für die virtuelle Assistentin bedeutet das wiederum, dass ihre Arbeit sehr unterschiedlich ausfallen kann, da sie sich mit verschiedenen Themen beschäftigt. Die virtuelle Assistentin ist ortsunabhängig, da sie ihre Arbeit überall dort verrichten kann, wo es einen Internetanschluss gibt. Dies ist eine echte Chance für digitale Nomaden. Vorgesetzte und Auftraggeber, die auf der anderen Seite der Welt arbeiten, profitieren von der Zeitzonendifferenz. Arbeiten, die an einen virtuellen Sekretariatsservice übertragen werden, werden meistens über Nacht bearbeitet. Somit können die Ergebnisse direkt am nächsten Tag genutzt werden. Virtuelle Sekretärinnen und Sekrétäre erfahren Wertschätzung für ihre Arbeit. Die Kommunikation läuft deshalb hauptsächlich sachbezogen und in Schriftform ab. Dies kann zu Missverständnissen führen, die wiederum Zeit rauben. Die virtuelle Assistenz hat sich in den vergangenen Jahren an Beliebtheit erfreut. Sie bietet sowohl für Unternehmen als auch für den Anbieter selbst viele Chancen. Auch Geschäftsbriefe abtippen, ist dank des digitalen Wandels und dem Einsatz modernster Technik möglich. Eine regelmäßige Rücksprache und ein gegenseitiges Vertrauen sind wesentliche Kernpunkte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Eine reibungslose Rücksprache sowie gegenseitigen Vertrauen sind die Kernpunkte einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

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