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In 5 Schritten ein erfolgreiches Lastenheft erstellen

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projektmanagement

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Anforderungen ✓ Lastenheft

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Zusatzlich steht ein System in der Regel nicht fur sich alleine, sondern hat Schnittstellen nach aussen - im Grunde das, was wir auch bei der Schnittstellenabgrenzung erarbeitet und dokumentiert haben. Unser Job als Spezialisten war es, dieses Lastenheft zu erstellen, und der Input kam aus dem Unternehmen: Von den verschiedenen Beteiligten aus Entwicklung, Produktion, Qualitatsmanagement usw. Als erfahrener Troubleshooter hat er uber viele Jahre in kurzester Zeit Lastenhefte erstellen mussen, um Projekte zu retten.

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In 5 Schritten ein erfolgreiches Lastenheft erstellen
Bildquelle: https://inf-schule.de/content/11-vernetzung/1-projektemercatus/3-projekte/3-website_relaunchT2/4-soll-k/projektstrukturplan.jpg    

Besonders im Kontext von Lastenheften ist diese Frage extrem relevant, denn Lastenhefte haben eine ganz andere Funktion als zum Beispiel Pflichtenhefte. Mit dem Lastenheft formulieren wir Wunsche und Anforderungen aus Sicht des Kunden, das heisst, hier mussen wir sehr gut aufpassen, dass wir das richtige Abstraktionsniveau vorlegen. Denn sonst wird das Lastenheft entweder mit unsinnigen Inhalten und risikoreicher Prosa aufgeblasen - nach dem Motto viel hilft viel - oder das Lastenheft ist inhaltlich zu dunn und das Papier nicht wert, auf dem es steht. In beiden Fallen rausgeschmissenes Geld und gleichzeitig erhoht es Ihr Projektrisiko deutlich. Um ein konkretes Beispiel zu geben: Mir wurden Lastenhefte gezeigt, in denen detaillierte Losungen beschrieben waren. Das ist definitiv der falsche Level fur das falsche Dokument. Es macht sehr viel Sinn zu sagen,,,ich brauche im System eine Funktion X, die Y tut ". Aber ich beschreibe NIEMALS auf der Lastenheft-Ebene eine detaillierte Losung. Gewinnen tuen Sie damit nichts. Sie erhohen nur Ihr Projektrisiko, da Ihr Auftragnehmer, im Zweifel wortlich, ihre moglicherweise auch noch falsch beschriebene Losung umsetzt. Schreiben Sie aber zu wenig, dann gibt es keine Grenzen fur den Auftragnehmer und er betreibt haufig,,Jungend forscht". In beiden Fallen durfen Sie sich auf finanzielle Nachforderungen Ihres Lieferanten einstellen. Egal wie recht oder unrecht er hat, es fuhrt bei Ihnen zu Aufwand sich damit rumzuschlagen und in der Regel kommt es auch zu Verzogerungen im Projekt. Der richtige Detaillierungsgrad ist also extrem entscheidend. Nur so kann ein Lastenheft wirklich effektiv das Projektrisiko reduzieren. Um aber ein Gefuhl fur den richtigen Detaillierungsgrad zu haben bedarf es jahrelanger Erfahrung bei der Erstellung eines Lastenheftes. Es ist ein anspruchsvolles Handwerk, das gelernt sein will. Welche Kapitel sollten im Lastenheft enthalten sein? Dieser Frage, die mich von einem Horer erreichte, begegne ich immer wieder. Im Prinzip basiert sie auf der zugrunde liegenden Frage: Welcher Aufbau, welche Struktur, welcher Inhalt machen Sinn in einem Lastenheft? Wenn wir ein Lastenheft schreiben und es jemandem zum Lesen geben, ist es erst mal ganz wichtig, ein Verstandnis aufzubauen. Die Lastenhefte, die wir im Auftrag fur Kunden anfertige, sind so strukturiert, dass am Anfang eine Einleitung steht. Das heisst, wir erstellen ein kurze Ubersicht: Was ist der Hintergrund, warum ist das Lastenheft entstanden, wer hat es uberhaupt erstellt, gibt es Referenzen, welche Prozesse sind einzuhalten, welche Tools haben wir benutzt usw. Ein weiteres sehr wichtiges Kapitel, was was wir erstellen ist fur das Verstandnis wichtig: Eindeutig zu kommunizieren, was das System ist fur das das Lastenheft erstellt wurde. So klaren wir direkt zu Beginn des Lastenhefts wie die Genzen des Systems definiert sind, und was im Lastenheft steht, was nicht drin steht. Ein wesentlicher nachster Teil ist das Nutzenversprechen des Systems. Ein System hat ja nur dann einen Sinn, wenn es einen Nutzen verspricht und einen Zweck erfullt. Dementsprechend mussen wir das Nutzenversprechen definieren und dokumentieren. Und dieses Versprechen wird uber sogenannten Use-Cases, die Benutzungsfalle, erlebbar, wenn derNutzer sich mit dem System beschaftigt. Hinzu kommen die sogenannten Stakeholder-Constraints, also die Einschrankungen und Vorgaben von Interessensgruppen. In einem weiteren Kapitel beschreiben wir die gewunschten Funktionen des Systems. Zusatzlich steht ein System in der Regel nicht fur sich alleine, sondern hat Schnittstellen nach aussen - im Grunde das, was wir auch bei der Schnittstellenabgrenzung erarbeitet und dokumentiert haben. Und nun noch ein ganz wesentliches Kapitel: Die technischen Einschrankungen und Vorgaben. Als eine Art Eselsbrucke, damit wir alle Sachen berucksichtigen, sprechen wir immer von RAMST (Reliability, Availability, Maintainability, Safety, Testability). Eben die technischen Vorgaben oder Einschrankungen, die das System erfullen muss. Wer erstellt das Lastenheft und wer sollte seinen Input geben? Eine absolut berechtigte Frage, weil ich auch in Projekten immer wieder erlebe, dass Unsicherheit herrscht, wer eigentlich fur das Lastenheft zustandig und verantwortlich ist. Die Frage ist jetzt naturlich: Wer erstellt das Ganze? Normalerweise gibt es zwei verschiedene, typische Szenarien. Das eine klassisch: Auftraggeber bestellt bei Lieferant. Es ist also die Aufgabe des Auftraggebers, ein Lastenheft zu schreiben und klar zu formulieren, was fur Wunsche und Anforderungen es an das System hat. Der Lieferant nimmt sich das Lastenheft, bewertet es und setzt im Projektablauf ein Pflichtenheft dagegen. Der Auftraggeber ist dafur zustandig, das Lastenheft zu erstellen. Den Input bekommt er in der Regel aus seinem eigenen Haus. Vor ca. einem Jahr haben wir ein Lastenheft fur eine Robotik-Verkettungsanlage in der Fertigung eines mittelstandischen Maschinenbauers geschrieben. Die Aussage des Projektleiters war:,,Wir haben eine Ausschreibung und wollen funf Millionen Euro in eine Robotik-Anlage investieren. Und da brauchen wir ein Lastenheft. " Unser Job als Spezialisten war es, dieses Lastenheft zu erstellen, und der Input kam aus dem Unternehmen: Von den verschiedenen Beteiligten aus Entwicklung, Produktion, Qualitatsmanagement usw. Das ist das eine typische Szenario. Das zweite ist etwas kniffliger, kommt aber mindestens genauso haufig vor. Das Unternehmen entwickelt ein Produkt und liefert in einen Markt hinein. Das bedeutet, dass es den Kunden in dem Sinne nicht gibt. Eine typische Situation ist z.B. ein grosser Werkzeughersteller, der Werkzeuge fur Handwerker baut. Aber ein Handwerker erstellt kein Lastenheft. Ahnlich bei einem namhaften Unternehmen aus der feinmechanisch-optischen Industrie, das beispielsweise Medizintechnikprodukte, Fernglaser oder Mikroskope entwickelt. Aber auch hier gibt es ja nun nicht den Vogelforscher, der ein Lastenheft schreibt und sagt, wie er sein Fernglas gern hatte. Ein weiteres, beispielhaftes Szenario gab es bei einem grossen Hersteller medizintechnischer Gerate, der in Krankenhauser oder Arztpraxen liefert. In der Regel schreiben aber auch Arzte keine Lastenhefte fur diese Produkte. Hier existiert innerhalb eines Unternehmens typischerweise eine wesentliche Rolle, die das dann ubernimmt und quasi die Kundensicht einnimmt: Der Produktmanager bzw. das Marketing. In diesem Fall sind also der Produktmanager und das Marketing fur das das Lastenheft verantwortlich. Die Episoden dauern jeweils zwanzig bis dreißig Minuten. Sie konnen Sie einfach uber iTunes oder Android abonnieren und auf dem Smartphone horen. Ein Lastenheft professionell erstellen lassen Die Verantwortung fur ein Lastenheft liegt in der Regel bei Projekt-Entscheidern, wie Geschaftsfuhrer, Abteilungsleiter oder Projektleiter. Sie wollen einen Auftrag an einen Dienstleister oder Lieferanten vergeben und benotigen dafur ein Lastenheft. Mal ist das Lastenheft die Basis fur eine Ausschreibung. Haufig fordern auch Dienstleister ein Lastenheft ein, um ein serioses Angebot erstellen zu konnen. Es herrscht entsprechender Zeitdruck. Und der Druck fuhrt zu entsprechenden Fehlern. Schon durch Ihren Besuch auf dieser Seite legen Sie einen ersten wichtigen Baustein fur Ihren Projekterfolg. Denn Projekte ohne Lastenheft verdoppeln oder verdreifachen haufig Ihre Budgets. Die Gefahr ist gross, dass das Projekt aus dem Ruder lauft. Aus einer Millionen Kosten werden drei Millionen. neun Monate verwandeln sich in drei Jahre. Nicht wenige Projekte krepieren schlussendlich - weil die Anforderungen zum Start nicht richtig erarbeitet wurden. Sie gehen einen anderen Weg. Eine Lastenhefterstellung hat fur Sie folgende Vorteile: Sie erhalten ein professionelles Ergebnis. Das Lastenheft hat eine sinnvolle Struktur und den richtigen Detaillierungsgrad. Es wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird. Sie sparen viel Zeit. Ein Lastenheft selbst zu erstellen, dauert in der Regel mehrere Monate - wenn keine Erfahrung vorhanden ist. Wir erstellen ein Lastenheft innerhalb von zwei Wochen. Sie erhohen die Sicherheit. Sie konnen guten Gewissens in das Projekt starten. Weil Sie von Anfang an den Uberblick haben. Sie konnen den Dienstleister besser steuern und fuhren das Projekt so zum Erfolg. Kundenstimmen Wir waren sehr unsicher, wie wir das Projekt angehen sollten. Wir hatten keine Ahnung wie ein Lastenheft aussieht, geschweige denn, wie wir eines erzeugen konnen. Darum haben wir uns fur die professionelle Unterstutzung bei der Erstellung unseres Lastenheftes entschieden. Das grossartigste ist, dass man sich die ganze Zeit sicher ist, dass das Lastenheft schnell und einfach erledigt sein wird. Wir haben uns durch die Zusammenarbeit sehr viele schlaflose Nachte erspart. Ich empfehle es jedem, der ein Lastenheft braucht. Ich glaube es gibt keinen effizienteren Prozess ein Lastenheft zu erstellen. Seit vielen Jahren beschaftigen wir uns damit, wie Lastenhefte erstellt werden. Unsere Expertise im Uberblick: Uber 15 Jahre Erfahrung Maik Pfingsten ist Autor des Standardwerkes,,Erfolgreich Lastenhefte schreiben" und Erfinder des Podcasts,,Zukunftsarchitekten", der uber zehntausend Horer erreicht hat. Als erfahrener Troubleshooter hat er uber viele Jahre in kurzester Zeit Lastenhefte erstellen mussen, um Projekte zu retten. Dieses Wissen wendet er heute an. Uber fünfzig zufriedene Kunden Fur uber fünfzig zufriedene Kunden haben wir Lastenhefte erstellt. Dabei haben wir Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen gesammelt, wie IT, Maschinenbau und Medizintechnik. Nach einem praxiserprobten Prozess konnen wir branchenunabhangig ein professionelles Lastenheft erstellen. Ein Festpreis fur Sie Durch unsere jahrelange Erfahrung konnen wir Ihnen ein Festpreis-Angebot erstellen. So haben Sie absolute Sicherheit bei den Kosten. Durch die einmalige Investition konnen Sie das Projektrisiko reduzieren. Robotik-Verkettungssystem fur Maschinenbau Auftrag: Erstellung eines initialen Lastenheftes fur ein Robotik-Verkettungssystem in der Produktion, damit der Einkauf mehrere Automatisierungsdienstleister anfragen kann und belastbare Angebote erhalt. Quadcopter fur professionelle Logistik Auftrag: Erstellung eines Lastenheftes fur ein Quadrocopter mit Hybridantrieb fur die Anwendung im professionellen Logistikumfeld. Auf Basis des Lastenhefte konnte die Entwicklung des Quadcopters geplant und umgesetzt werden. Kraftstoffzuheizer fur LKW und Landmaschinen Auftrag: Erstellung eines Lastenheftes fur einen mechatronischen Kraftstoffzuheizer fur Lastwagen und landwirtschaftliche Maschinen. Das Lastenheft diente zur Ubergabe eines Teilprojektes an einen Entwicklungs- und Fertigungsdienstleister. Warum machen Lastenhefte eigentlich Sinn? Lastenhefte beschreiben das,,Wunsch-dir-was" aus Sicht des Kunden. Sie sind ein wichtiges Puzzlestuck in einem Projekt, um einem Lieferanten die erwarteten Anforderungen zu beschreiben. Entsprechend der DIN 69901-5 sind Lastenhefte,,vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages". Das Gegenstuck dazu sind Pflichtenhefte. In der Episode #7 "Lastenhefte vs. Pflichtenhefte"bin ich im Detail auf den Unterschied eingegangen. Welche Situation kennen wir in der Praxis? Im technischen Umfeld haben wir haufig die Situation, dass das Projektteam ein Lastenheft erstellen muss. Oft sind es Teammitglieder, die diese Aufgabe einfach irgendwie mit erledigen. Diese haben oft weder Zeit, noch Lust, noch Ahnung. Dementsprechend ist ein solches Lastenheft das Ergebnis eines unerfahrenen Autors. Die Inhalte sind haufig irgendwie zusammengeschrieben und halten sich nur an wenige oder keine Dokumentationsregeln. Leider sind die Begriffe,,Lastenhefte",,,Pflichtenhefte" und,,Spezifikationen" nicht klar gegeneinander abgegrenzt, so dass sie in einem Dokument auch oftmals vermischt werden. Das Ergebnis ist ein Lastenheft, das untauglich ist fur die Anfrage eines Lieferanten. Bei Angeboten fehlt die Sicherheit, das der Lieferant wirklich alles verstanden hat und nicht hinterher Nachforderungen stellt. Ausserdem sind die Aussagen von mehreren Lieferanten auf dieser unsicheren Basis nicht vergleichbar. Was gebraucht wird, ist ein belastbares Lastenheft mit dem richtigen Detaillierungsebene. Erstellung eines Lastenheftes Ich beschreibe hier meine Vorgehensweise, wie ich Lastenhefte fur ein technisches System erstelle. Wie schon gesagt, das ist mein,,Kochrezept". Probieren Sie es aus und passen Sie es pragmatisch auf Ihre Bedurfnisse an. Den Nutzen des Systems klarenWenn ein System oder Produkt entwickelt wird, dann verspricht dieses System ein Nutzen gegenuber dem Kunden. Dieses Nutzenversprechen ist der Grund, warum der Kunde das System oder Produkt Beispiel des iPhones ist das Kern-Nutzenversprechen Image und einfache Bedienung. Das Wissen um den Nutzen ist fur die Entwicklung entscheidend. Wir konnen bewerten, ob eine Anforderung das Nutzenversprechen unterstutzt oder nicht. Auch fur die Entwickler und die Tester ist das Wissen um das Nutzenversprechen wichtig, da sie auf dieser Basis ihre Aufgaben besser einschatzen konnen. Ich nutze den System Footprint und fuhre einen Workshop mit allen relevanten Spezialisten durch, um das Nutzenversprechen zu ermitteln. Alle Informationen sammeln und sichtenNun geht es darum, alle vorhanden Informationen zu sammeln. Das konnen alte Spezifikationen sein oder auch sonstige Dokumente wie Prasentationen und Meeting-Protokolle.

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