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Mitarbeiterbefragung 2019: Muster-Fragebogen & Leitfaden Questback

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Mitarbeiterbefragung ✓ Mitarbeiter

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Regelmassige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abstanden von drei bis sechs Monaten oder ofter statt und ermoglichen die Kontrolle uber den Erfolg der Massnahmen, die aufgrund von Befragungen bereits eingeleitet wurden. Wer eine effiziente Befragungssoftware nutzt, profitiert von wertvollen Erkenntnissen, aus denen sich strategische Massnahmen ableiten lassen, die dem Unternehmen und dessen Mitarbeitern enorme Vorteile bringen. Es galt, Starken und Schwachen der Personal- und Fuhrungskrafteentwicklung sichtbar zu machen, um ein stimmiges Personalentwicklungskonzept zu schaffen - keine leichte Aufgabe bei einem Unternehmen, das damals noch 40.000 Mitarbeiter umfasste.

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Mitarbeiterbefragung 2019: Muster-Fragebogen & Leitfaden Questback
Bildquelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/e/e7/Westbound_Red_Line_train_at_Hollywood_station%2C_February_2018.jpg/220px-Westbound_Red_Line_train_at_Hollywood_station%2C_February_2018.jpg    

Mitarbeiterbindung: Die Fluktuation soll im kommenden Kalenderjahr um funf Prozent gesenkt werden. Fuhrungskrafteentwicklung: Die Zufriedenheit mit den direkten Vorgesetzten soll in den nachsten zwolf Monaten um zwei Punkte auf der Skala steigen. Nicht alle Ziele lassen sich jedoch so klar definieren. Die erhobenen Daten konnen zum Beispiel auf generelle Missstande hinweisen, wie beispielsweise eine schlechte interne Kommunikation, ungenutztes Potential bei der Forderung von Talenten oder hemmende Faktoren fur die Innovationskraft der Belegschaft. Hier lohnt es sich, bei der Gestaltung des Fragebogens auch offene Fragen aufzunehmen - haufig greifen Mitarbeiter Themen auf, die Sie in Ihrem Fragenkatalog gar nicht vorgesehen haben. Infografik zur Mitarbeiterbefragung: Alles auf einen Blick Was bringt mir eine Mitarbeiterbefragung und wie gestalte ich sie? Was muss ich bei der Mitarbeiterbefragung beachten und wie setze ich sie optimal ein? Was ist zu beachten und wie werte ich das Feedback meiner Mitarbeiter aus? Diese und weitere Fragen beantwortet unsere Infografik - von der Planung uber die Durchfuhrung bis zu den Folgeprozessen. Erfahren Sie, welche positiven Effekte Mitarbeiterbefragungen haben konnen, welche Fehler Sie vermeiden sollten, warum eine gute Kommunikation und die Veranderungsprozesse so wichtig sind und vieles mehr. Daruber hinaus haben wir wertvolle Tipps fur Projektverantwortliche zusammengefasst, an denen Sie sich bei der Umsetzung orientieren konnen. Hier herunterladen! Die wichtigsten Dos und Don'ts einer Mitarbeiterbefragung Wenn Sie einige einfache Regeln bei der Konzeption und Durchfuhrung der Befragung sowie der Zusammenstellung des Fragenkatalogs beachten, verbessern Sie die Beteiligungsquote und erhalten qualitativ hochwertigere Ergebnisse - und steigern somit den Erfolg der Mitarbeiterbefragung. Dont's: Vermeiden Sie diese Fehler Der Fragebogen ist zu lang: Versuchen Sie einen Mittelweg zu finden und gestalten Sie die Mitarbeiterbefragung so lang wie notig und so kurz wie moglich. Jede Frage sollte auf Ihr Ziel einzahlen - tut Sie das nicht, konnen Sie sie streichen. Es fehlen Antwortmoglichkeiten: Wenn Antwortmoglichkeiten vorgegeben sind, sollte es immer auch eine neutrale Option wie,,Weiss ich nicht" geben - so verhindern Sie, dass Meinungen geaussert werden, wo keine sind und somit die Ergebnisse verzerren. Sie formulieren komplizierte Fragen in einer komplexen Sprache: Vermeiden Sie Fragen, die aus Teilfragen bestehen, Fremdworter, doppelte Verneinungen und Schachtelsatze. Eine klare Sprache minimiert Missverstandnisse. Sie stellen suggestive Fragen: Mit Formulierungen wie,,Sind Sie auch der Meinung, dass " drangen Sie den Teilnehmenden in eine bestimmte Richtung und verfalschen das Ergebnis. Auf die Mitarbeiterumfrage folgen keine Massnahmen: Befragungen sind das Werkzeug fur Verbesserungen - und wenn Sie Befragungen durchfuhren, signalisieren Sie Ihrer Belegschaft, dass der Wille zur Verbesserung da ist. Lassen Sie die Ergebnisse in der Schublade verstauben, ohne daraus Massnahmen abzuleiten, fuhrt das zu frustrierten und demotivierten Mitarbeitern. Dos: Beachten Sie diese Tipps Setzen Sie Anonymitat und Datenschutz an die erste Stelle: Die Mitarbeiter mussen sich absolut sicher sein, dass ihre Antworten anonym erhoben werden. Ansonsten sind die Ergebnisse nicht mehr so aussagekraftig, weil die Antworten hochstwahrscheinlich nicht ehrlich sind. Beziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten in das Thema Mitarbeiterbefragungen ein. Betonen Sie, dass die Teilnahme freiwillig ist: Die Mitarbeiter durfen nicht zur Teilnahme gezwungen werden, da subjektive Einschatzungen und Bewertungen abgefragt werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter umfassend und fruhzeitig: Mangelnde Transparenz fordert Unsicherheit und Misstrauen. Kommunizieren Sie uber die verschiedenen Kanale im Unternehmen, dass eine Mitarbeiterumfrage ansteht, wann die Durchfuhrungsphase geplant ist und wie lange sie dauert, welche Ziele verfolgt werden und so weiter. Ein Beispielanschreiben finden Sie in unserem Muster-Fragebogen als PDF zum Download. Binden Sie den Betriebsrat mit ein: Wenn der Betriebsrat die Befragung unterstutzt, wachst das Vertrauen der Mitarbeiter und somit auch die Rucklaufquote der Fragebogen sowie die Qualitat der Ergebnisse. Wahlen Sie den Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung mit Bedacht aus: In der Urlaubs- oder Grippezeit, wenn viele Mitarbeiter fehlen, wird die Beteiligungsquote naturgemass gering ausfallen. Kommunizieren Sie Erfolge : Wenn positive Veranderungen stattfinden, teilen Sie das Ihrem Team mit. Das fordert das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und sie merken, dass sie gehort werden und es sich lohnt, an den Befragungen teilzunehmen. Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es? Zunachst konnen Mitarbeiterumfragen in vier unterschiedliche Kategorien aufgeteilt werden, je nachdem, wie oft und wann sie stattfinden: Fest terminierte Befragungen (scheduled) Prozess- und ereignisbasierte Befragungen (process based) Individuell veranlasste Befragungen (on-demand) Jederzeit mogliche Befragungen als offener Kanal fur alle (always on) Zudem gibt es verschiedene Arten von Mitarbeiterbefragungen, die wiederum in unterschiedlichen Zeitabstanden und zu verschiedenen Anlassen stattfinden konnen - hier die wichtigsten im Uberblick: 360-Grad-Befragung Unternehmensweite Mitarbeiterbefragung Pulsbefragung Onboarding-Befragung Exit-Survey Themenzentrierte Befragung Gefahrdungsbeurteilung/Gesundheitsbefragung Bei der 360-Grad-Befragung oder beim Fuhrungskrafte-Feedback werden Mitarbeiter, Vorgesetzte und gegebenenfalls auch Kunden zur Arbeit einer Fuhrungskraft befragt. Daruber hinaus gibt die Fuhrungskraft eine Einschatzung zum eigenen Fuhrungsverhalten ab. So ist ein umfassender Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschatzung moglich. Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung gibt Aufschluss uber das Klima in der Organisation. Sie ist die Basis fur grundlegende strategische Unternehmensentscheidungen. Regelmassige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abstanden von drei bis sechs Monaten oder ofter statt und ermoglichen die Kontrolle uber den Erfolg der Massnahmen, die aufgrund von Befragungen bereits eingeleitet wurden. Puls-Checks sind ein wertvolles Instrument fur eine erfolgreiche Unternehmensleitung und -steuerung. Onboarding-Befragungen geben Aufschluss daruber, wie die Einarbeitungsphase fur neue Mitarbeiter verlauft. Das Feedback ermoglicht den Feinschliff des Onboarding-Prozesses und deckt mogliche Fehlentwicklungen auf. Exit-Surveys liefern Hinweise auf die Beweggrunde fur das Ausscheiden von Mitarbeitern. Sie erhalten wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen konnen, die Fluktuationsrate im Unternehmen zu senken. Themenzentrierte Befragungen fokussieren sich auf ein spezifisches Themenfeld, wie beispielsweise den internen Kundenservice oder auf bestimmte Problemschwerpunkte. Eine Gefahrdungsbeurteilung oder Gesundheitsbefragung ist ein Instrument zur Einschatzung von gesundheitlichen Risiken, Stress und der Belastung am Arbeitsplatz. Risikofaktoren konnen fruhzeitig erkannt und minimiert werden. Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware fuhren Sie diese und andere Befragungen einfach und effizient durch, erhalten wertvolle Ergebnisse und erfahren, welche Veranderungsprozesse angestossen werden sollten. Die Mitarbeiterbefragung ist abgeschlossen - was nun? Eine Mitarbeiterbefragung umfasst den Vorbereitungs- und Durchfuhrungsprozess sowie den Folgeprozess. Diese beiden Phasen gliedern sich wiederum in verschiedene Abschnitte. Zunachst findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchfuhrung der Konzeptions- und Optimierungsprozess statt, der etwa funf bis sechs Monate in Anspruch nimmt. Die darauffolgende, eigentliche Mitarbeiterbefragung sollte circa drei bis vier Wochen dauern. Ist diese abgeschlossen, beginnt die Auswertung der Befragung und Erstellung der Ergebnisberichte. Es folgen die Ergebnisprasentationen an Geschaftsfuhrer und Gremien sowie eine erste Benachrichtigung der Mitarbeiter. Anschliessend beginnt der Folgeprozess, dessen Ziel die Umsetzung geeigneter Massnahmen ist, die als Erkenntnis aus der Mitarbeiterumfrage sinnvoll und notig erscheinen. Zunachst sollten alle Fuhrungskrafte uber den anstehenden Prozess informiert werden. In einem Workshop werden die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung diskutiert und entsprechende Massnahmen vereinbart. Nun kann die Umsetzung der Massnahmen durchgefuhrt werden - idealerweise ist dieser Prozess inklusive der Auswertung neuer Erkenntnisse und der Best Practices abgeschlossen und unternehmensweit kommuniziert, bevor sich der Kreis schliesst und die nachste Mitarbeiterbefragung in die Konzeption geht. Es ist besonders wichtig, dass die Folgeprozesse einer Mitarbeiterbefragung konsequent vorangetrieben werden. Andernfalls kann dies zu Frustration und Demotivation der Mitarbeiter fuhren, die im Zuge der Befragung eine Erwartungshaltung entwickelt haben. Eine Senkung der Produktivitat kann die Folge sein. Daruber hinaus sinkt die Bereitschaft, zukunftig an Befragungen und anderen Beteiligungsinstrumenten teilzunehmen. Nutzen Sie also wertvollen Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen, um positive Veranderungen einzuleiten. Case Studies : Mitarbeiterbefragung RAG, Bank Austria und Randstad: drei Beispiele, die zeigen, welche Moglichkeiten Mitarbeiterumfragen in Unternehmen schaffen. Wer eine effiziente Befragungssoftware nutzt, profitiert von wertvollen Erkenntnissen, aus denen sich strategische Massnahmen ableiten lassen, die dem Unternehmen und dessen Mitarbeitern enorme Vorteile bringen. Lesen Sie dazu mehr in unseren Fallstudien. RAG: durch Mitarbeiterbefragungen zum Kulturwandel Wie ein Kulturwandel in einem Unternehmen durch Feedback und Dialog erreicht werden kann, zeigt das Beispiel der RAG Aktiengesellschaft. Traditionell im Steinkohlebergbau tatig, befindet sich die RAG seit zweitausendsieben im Downsizing-Prozess. zweitausendachtzehn endet der Steinkohleabbau in Deutschland und das Unternehmen wird unter anderem in den Bereichen Wassererhaltung, Sicherung der ehemaligen Bergbaustandorte und Landschaftsentwicklung tatig sein - jedoch mit einer bedeutend kleineren Belegschaft. Doch wie schaffte es die RAG trotz sinkender Mitarbeiterzahlen die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter zu steigern? Fuhrungsverhalten und Kommunikation messbar machen Im Jahr zweitausendzwei sollte bei der RAG ein variables Vergutungssystem fur die aussertariflichen Mitarbeiter eingefuhrt werden. Damit auch weiche Faktoren in die Vergutung einfliessen konnten, sollten Fuhrungsverhalten und Kommunikation messbar gemacht werden. Es galt, Starken und Schwachen der Personal- und Fuhrungskrafteentwicklung sichtbar zu machen, um ein stimmiges Personalentwicklungskonzept zu schaffen - keine leichte Aufgabe bei einem Unternehmen, das damals noch 40.000 Mitarbeiter umfasste. Losung: Spezialisierte Software fur Mitarbeiterbefragung Als Vorreiter auf den Gebiet der Online-Mitarbeiterbefragung lieferte Questback eine Software, die den hohen Anspruchen der RAG gerecht wurde: vom flexiblem Rollen- und Rechtemanagement bis hin zur Moglichkeit des Hostings auf RAG-Servern. Die Kombination aus Produktsicherheit und umfassenden Services uberzeugte die Entscheider bei der RAG: Seit Einfuhrung des variablen Vergutungssystems zweitausendzwei wird jahrlich eine 180-Grad-Feedback-Befragung mit sieben Feedbacks durchgefuhrt, auf deren Grundlage achthundert Feedbacknehmer beurteilt werden. Die dezentrale Zuweisung der Feedbackgeber und -nehmer sowie eine zentrale und automatisierte Auswertung bieten Komfort, Flexibilitat und Effizienz. Organisationsweite Mitarbeiterbefragung alle drei Jahre Neben der personenbezogenen Messung fuhrt die RAG zudem alle drei Jahre eine organisationsweite Mitarbeiterbefragung von etwa zehn Mitarbeitern durch, die unter anderem Themen wie Arbeitsorganisation und Arbeitssicherheit abfragt. Daruber hinaus finden regelmassig Impulsbefragungen, Teamchecks und interne Kundenbefragungen statt. Kulturwandel: Offene Strukturen, Dialog, Wertschatzung Dank der Daten aus den Befragungen konnte die RAG umfassende Massnahmen zur Personal- und Fuhrungskrafteentwicklung einleiten, die zu einem Kulturwandel gefuhrt haben. Der Weg von einem hierarchischen System hin zu offenen Strukturen, Dialog und Wertschatzung fuhrte zu mehr Leistungsbereitschaft und Engagement bei den Mitarbeitern. Der positive Wandel spiegelt sich ebenfalls in den Indexwerten der Mitarbeiterbefragungen wider: Die Werte sind seit zweitausendneun stetig gestiegen oder zumindest gleich geblieben. Problembereiche konnten identifiziert und entsprechende Veranderungen abgleitet werden. So wurden beispielsweise fünf Mitarbeiter erfolgreich umgeschult, um an den neuen Aufgaben der RAG erfolgreich mitwirken zu konnen, in speziellen Netzwerkgruppen lernen die Mitarbeiter bei Bedarf, sich auf ein neues Arbeitsgebiet einzulassen. Es gelang eine deutliche Verbesserung des Organisations- und Leistungsklimas, trotz einer schwierigen Unternehmenssituation, die vom Personalabbau gepragt ist. Mitarbeiterbefragungen und das daraus gewonnene Mitarbeiterfeedback waren der Schlussel. Das Beispiel der Bank Austria zeigt, wie Kunden und Mitarbeiter die Zukunft eines Konzerns erfolgreich mitgestalten konnen. Die Bank Austria ist eine der kapitalstarksten Banken Osterreichs - mit 1,6 Millionen Privatkunden, neunzig Firmenkunden und knapp neun Komma fünf Mitarbeitern. In den letzten Jahren erlebte der Bankensektor einen Wandel: Neben einem starken Misstrauen vieler Kunden gegenuber Geldinstituten steigt die Erwartung an einen flexiblen Kundenservice, der zunehmend online in Anspruch genommen wird und immer seltener in der Filiale. Auch wenn der personliche Kontakt abnimmt, erwarten die Kunden einen intensiven Dialog uber digitale Kanale. Wie kann eine Bank diesen hohen Erwartungen gerecht werden und die Zufriedenheit ihrer Kunden steigern? Online-Community ermoglicht einen intensiveren Dialog Das Ziel der Bank Austria war es, mit einer Online-Community neue Wege zu gehen und somit die Kommunikation und Interaktion mit Kunden zu verbessern und zu intensivieren. Der Wettbewerbsdruck und strenge Regulierungen stellten dabei eine Herausforderung dar. Entscheidungen treffen mit Kunden- und Mitarbeiterbefragungen Seit Anfang zweitausenddreizehn konnen Mitarbeiter und Kunden im Kunden- und Mitarbeiterforum der Bank Austria in Online-Diskussionen und Umfragen Ideen zu verschiedenen Themen, von der Gestaltung der Filiale der Zukunft bis zur mobilen Banking-App, ihre Meinungen und Ideen aussern. Nach dem Motto,,Bank mitdenken, Bank mitlenken" fliessen Mitarbeiter- und Kundenfeedback in die Entscheidungsprozesse ein. Dabei spielen sowohl die Sichtweise und das Engagement der Kunden als auch das Know-how und die Erfahrungen aus der taglichen Arbeit der Mitarbeiter eine wichtige Rolle - die Verknupfung beider Perspektiven liefert wertvolle Erkenntnisse. Das Befragungstool EFS Bei der Umsetzung der Community waren die Anspruche an das Softwaretool hoch: Es sollte ohne tiefgreifende Kenntnisse bedienbar und mit den IT-Schnittstellen des Konzerns kompatibel sein. Diese Anforderungen erfullte die Enterprise Feedback Suite (EFS), mit allen Funktionen zum Aufbau und zur Management einer Communityin nur einer Plattform. Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern Die Foren der Online-Community dienten als Treiber, die Veranderungsprozesse angestossen haben. Nach zwei Jahren verzeichneten beide Foren bereits sieben Teilnehmer. Die Mitarbeiter hatten bis zu diesem Zeitpunkt mehr als zwölf Feedbacks gegeben, die Kunden knapp 4.500. Ob die Neugestaltung des Eingangsbereichs in den Filialen oder die Uberarbeitung des Online- und Mobile-Bankings: Das Management berucksichtigt das Feedback in seinen Entscheidungen. Die beteiligten Kunden und Mitarbeiter werden uber die entsprechenden Massnahmen exklusiv uber die Community informiert. Das Kundenvertrauen und die Mitarbeiterzufriedenheit sind angestiegen. Randstad: zufriedenere Kunden und mehr Transparenz dank Feedback ,,Good to know you" ist das Motto des fuhrenden deutschen Personaldienstleisters Randstad Deutschland GmbH - die Bedurfnisse seiner Kunden und Mitarbeiter zu kennen gehort also zur Unternehmensphilosophie. Mit EFS Survey von Questback hat Randstad das auf eine effiziente Weise geschafft. Doch wie kann Kundenzufriedenheit messbargemacht werden und internes Feedback zur Transparenz in der Unternehmenssteuerung beitragen? Kundenzufriedenheit als Zielgrosse Das Ziel von Randstad war es, Kundenzufriedenheit als festen KPI zu etablieren. Die Abteilung Research & CRM begann zweitausendsieben damit, Online-Kundenumfragen mit EFS Survey durchzufuhren, was sich als weitaus kosteneffizienter herausstellte als Telefonumfragen. Die leistungsfahige Softwareplattform punktete durch technische Funktionalitat und Datensicherheit mit BSI-Zertifizierung. Aber vor allem die inhaltliche Beratung im Rahmen des Service von Questback uberzeugte die Entscheider bei Randstad. Effizienzsteigerung durch Befragungssoftware Nachdem Randstad angefangen hatte, die Zufriedenheit der Kunden mit EFS Survey zu messen, erkannte die Abteilung Research & CRM ein vermehrtes Interesse an Befragungen in verschiedenen anderen Abteilungen. So wurde damit begonnen, die Befragungssoftware auch fur internes Feedback zu nutzen. Besonders die Trainingsabteilung entdeckte einen enormen Nutzen fur die Evaluierung des Teilnehmerfeedbacks: Bis die Software etabliert wurde, mussten Handzettel und Excel-Tabellen ausgewertet werden. Nun ermittelt die Befragungssoftware die Ergebnisse automatisch und stellt sie mittels Dashboard dar. Die Abteilung Research & CRM hat sich als interner Dienstleister im Unternehmen positioniert, der Befragungen kostengunstig und ressourcenschonend durchfuhren kann. Die anderen Abteilungen konnen ihre Zeit nun in die Ergebnisse und die Ableitung entsprechender Veranderungsprozesse investieren, anstatt in die Ergebnisbeschaffung. Zudem sind eine intensivere Kundenorientierung und Transparenz in der Unternehmenssteuerung moglich. Zukunftig mochte Randstad Feedback noch starker als Instrument zur strategischen Unternehmensfuhrung nutzen und vom Wettbewerbsvorteil profitieren. Mochten Sie unsere Software zur Mitarbeiterbefragung auch fur Ihr Unternehmen nutzen? Fordern Sie jetzt eine kostenfreie Demoversion an! Datenschutz : Zentraler Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen Bei Mitarbeiterbefragungen werden personliche Daten und zum Teil vertrauliches Mitarbeiter-Feedback gesammelt.

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